La lettre formelle
P47.b2-writing.02 · Audience: guest, language-pro, it-ml · Prerequisites: L'essai argumenté, L'épreuve de PE : la prise de position et la grille de notation, La lettre formelle : une machine à formules fixes, La demande précise : je vous demande de…, Le conditionnel de politesse et les lignes de conséquence, Négation et quantité dans la prose formelle : ne… que, la plupart des
This is the full exam task, not the first step. The letter is a fixed machine with parts that are drilled separately: the marking grid, the letter's skeleton, the precise request, the conditional of politeness, and negation and quantity under formal register. Those rungs are listed as prerequisites above. If a submission here slips on register rather than content, that is where the repair is.
The other B2 production écrite genre — and the one where register is the exam. A lettre formelle is a fixed social machine: it opens correctly (Madame, Monsieur,), states the facts with dates and reference numbers, formulates a precise request (je vous demande de…, never je veux), announces consequences without threats (à défaut, je me verrai contraint(e) de…), and closes with the consecrated formula, matched to the opening.
What separates a B2 letter from a fluent email:
- Facts before feelings. Dates, amounts, dossier numbers — the grievance is built from evidence, indignation stays between the lines.
- The conditional of politeness and the subjunctive after bien que, afin que where they belong.
- A single, checkable request. The reader must know exactly what to do and by when.
Six situations to choose from. Write about 200 words and submit; the grade panel shows where the register holds and where it slips.
They are not all the same exercise. Two carry no model — a refund gone missing and a workplace negotiation — and that is the exam as it actually is. The four marked modèle unlock three worked versions once your own letter has been graded, never before: you learn more from comparing your move with a worked one than from reading it cold. The four letters further down the page are that third kind — models to study, on situations the app will never set you.
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Quatre lettres modèles, en trois variantes
Écrivez d'abord, puis comparez.
Chaque situation est traitée trois fois. A et B portent les mêmes faits et la même demande, et ne diffèrent que par la personne ou le phrasé. C change la charpente — ou donne la parole à l'autre camp : le syndic qui répond, l'assureur qui maintient son refus. C'est ce que vous lirez en retour d'une vraie lettre, et ce qu'il faudra savoir relancer.
Aucune de ces situations n'est une situation que l'application vous proposera.
Au syndic : chauffage collectif en panne
Ce qui varie entre A et B : personne — je → nous.
| Mouvement | Variante A | Variante B |
|---|---|---|
| Appel + qui écrit | Madame, Monsieur, Je suis locataire de l’appartement 12, situé au 8 rue des Peupliers, dont votre cabinet assure la gestion. | Madame, Monsieur, Nous sommes locataires de l’immeuble situé au 8 rue des Peupliers, dont votre cabinet assure la gestion, et nous vous écrivons conjointement au sujet du chauffage collectif. |
| Les faits, datés | Le chauffage collectif de l’immeuble est à l’arrêt depuis le 3 novembre. J’ai signalé la panne par téléphone le 4 novembre, puis par courriel le 9 novembre, sans qu’aucune intervention n’ait été programmée à ce jour. La température relevée dans le séjour n’excède pas 15 °C le matin. | Celui-ci est à l’arrêt depuis le 3 novembre. La panne a été signalée par téléphone le 4 novembre, puis par courriel le 9 novembre ; à ce jour, aucune intervention ne nous a été annoncée. Les températures relevées le matin dans nos séjours ne dépassent pas 15 °C. |
| La demande | Je vous demande de faire intervenir un chauffagiste avant le 30 novembre et de me communiquer, sous huitaine, la date de cette intervention. Je souhaite également connaître les modalités de régularisation des charges pour la période concernée. | Nous vous demandons de faire intervenir un chauffagiste avant le 30 novembre et de nous communiquer, sous huitaine, la date retenue. Nous souhaitons également connaître les modalités de régularisation des charges pour la période concernée. |
| La conséquence | À défaut de réponse dans ce délai, je me verrais contraint de saisir la commission départementale de conciliation. | À défaut de réponse dans ce délai, nous nous verrions contraints de saisir la commission départementale de conciliation. |
| Disponibilité + politesse | Je reste à votre disposition pour vous donner accès au logement aux heures qui vous conviendront. Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées. | Nous restons à votre disposition pour vous donner accès aux logements aux heures qui vous conviendront. Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées. |
Ce qui change entre A et B
- Je suis locataire de l’appartement 12 → Nous sommes locataires de l’immeuble
- J’ai signalé la panne → La panne a été signalée (passif)
- je me verrais contraint → nous nous verrions contraints
- mes salutations → nos salutations
Variante C — l’autre camp — la réponse du syndic. Plan : accuser réception → reconnaître le fait → expliquer le retard → engager une date → réserver la suite.
Madame, Monsieur,
Nous accusons réception de votre courrier du 18 novembre relatif à l’arrêt du chauffage collectif de l’immeuble situé au 8 rue des Peupliers, et nous vous en remercions.
La panne que vous signalez est confirmée : elle provient du circulateur principal, dont le remplacement a été commandé le 7 novembre. Le fournisseur nous annonce une livraison au plus tard le 27 novembre. Nous regrettons que ce délai ne vous ait pas été communiqué plus tôt.
L’intervention est programmée le 28 novembre au matin. Un avis sera affiché dans le hall et nous prendrons contact avec vous la veille pour convenir de l’accès aux logements.
S’agissant des charges, la régularisation interviendra lors de l’appel du premier trimestre : la période sans chauffage en sera déduite, sur la base des relevés du prestataire.
Nous restons à votre disposition pour tout complément.
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
Ce que l’institution répond quand la lettre est bien faite : une cause, une date, une régularisation. À l’oral, c’est la réponse qu’il faut anticiper — et savoir relancer.
À la mairie : nuisances d’un chantier
Ce qui varie entre A et B : personne — je → nous (porte-parole).
| Mouvement | Variante A | Variante B |
|---|---|---|
| Appel + qui écrit | Madame la Maire, Je réside au 24 avenue du Parc, à proximité immédiate du chantier de réhabilitation de l’ancienne halle. | Madame la Maire, Les riverains de l’avenue du Parc, dont je me fais ici le porte-parole, souhaitent appeler votre attention sur le chantier de réhabilitation de l’ancienne halle. |
| Les faits + la règle | Depuis le 15 septembre, les travaux commencent à 6 h 30, y compris le samedi. L’arrêté municipal affiché sur le site fixe pourtant le début des interventions à 8 heures en semaine et en interdit la tenue le week-end. Plusieurs riverains ont constaté les mêmes horaires et sont prêts à en témoigner. | Depuis le 15 septembre, les travaux débutent à 6 h 30, y compris le samedi. Or l’arrêté municipal affiché sur le site fixe le début des interventions à 8 heures en semaine et les interdit le week-end. Nous avons relevé ces horaires quotidiennement et sommes en mesure d’en produire le détail. |
| La demande | Je vous saurais gré de bien vouloir faire vérifier le respect de cet arrêté et, le cas échéant, rappeler l’entreprise à ses obligations. Il serait par ailleurs utile qu’un calendrier prévisionnel des phases bruyantes soit communiqué aux habitants du quartier. | Nous vous saurions gré de bien vouloir faire vérifier le respect de cet arrêté et, le cas échéant, rappeler l’entreprise à ses obligations. Il nous paraîtrait en outre utile qu’un calendrier prévisionnel des phases bruyantes soit porté à la connaissance du quartier. |
| Disponibilité + politesse | Je me tiens à votre disposition pour vous transmettre les relevés d’horaires que j’ai établis depuis le mois de septembre. Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Madame la Maire, l’expression de ma considération distinguée. | Nous nous tenons à votre disposition pour vous transmettre les relevés établis depuis le mois de septembre. Dans l’attente de votre réponse, nous vous prions d’agréer, Madame la Maire, l’expression de notre considération distinguée. |
Ce qui change entre A et B
- Je réside au 24 avenue du Parc → Les riverains…, dont je me fais le porte-parole
- L’arrêté… fixe pourtant → Or l’arrêté… fixe
- Plusieurs riverains ont constaté → Nous avons relevé… et sommes en mesure d’en produire le détail
- Il serait par ailleurs utile → Il nous paraîtrait en outre utile
Variante C — même demande, autre plan. Plan : chronologique — avant le chantier / depuis son ouverture / pour la suite.
Madame la Maire,
Je réside au 24 avenue du Parc, à proximité immédiate du chantier de réhabilitation de l’ancienne halle, et je souhaite vous exposer la situation dans son déroulement.
Avant l’ouverture du chantier, une réunion publique s’est tenue le 12 juin. Il y avait été indiqué que les travaux se dérouleraient de 8 heures à 18 heures, du lundi au vendredi, conformément à l’arrêté municipal affiché sur le site.
Depuis le 15 septembre, les travaux débutent à 6 h 30 et se poursuivent le samedi. J’ai relevé ces horaires quotidiennement depuis cette date ; plusieurs riverains ont fait le même constat et sont prêts à en témoigner.
Pour la suite, je vous saurais gré de bien vouloir faire vérifier le respect de l’arrêté et, le cas échéant, rappeler l’entreprise à ses obligations. Il serait par ailleurs utile qu’un calendrier prévisionnel des phases bruyantes soit communiqué au quartier, afin que chacun puisse s’organiser.
Je me tiens à votre disposition pour vous transmettre les relevés établis depuis septembre.
Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Madame la Maire, l’expression de ma considération distinguée.
Mêmes faits, même demande : seule la charpente change. Le récit chronologique rend l’écart au règlement évident sans avoir à le dénoncer.
À l’assurance : refus de prise en charge contesté
Ce qui varie entre A et B : phrasé — je dans les deux.
| Mouvement | Variante A | Variante B |
|---|---|---|
| Appel + référence | Madame, Monsieur, Je suis titulaire du contrat multirisque habitation n° 4471902, souscrit auprès de votre compagnie depuis 2019. | Madame, Monsieur, Titulaire depuis 2019 du contrat multirisque habitation n° 4471902 souscrit auprès de votre compagnie, je me permets de revenir vers vous au sujet d’un refus de prise en charge. |
| Les faits + le retournement | À la suite du dégât des eaux survenu le 12 janvier dans mon logement, j’ai déclaré le sinistre le 13 janvier. Par courrier du 2 février, vous m’informez que la prise en charge est refusée au motif d’une déclaration tardive. Or les conditions générales que vous m’avez adressées prévoient un délai de cinq jours ouvrés, que ma déclaration respecte. | Un dégât des eaux est survenu le 12 janvier dans mon logement ; je l’ai déclaré dès le 13 janvier. Votre courrier du 2 février m’oppose une déclaration tardive. Or le délai prévu par les conditions générales que vous m’avez transmises est de cinq jours ouvrés, délai que ma déclaration respecte. |
| La demande | Je conteste donc ce refus et vous demande de procéder au réexamen du dossier. Je vous prie de me faire parvenir, sous quinze jours, soit la prise en charge des réparations chiffrées à 1 340 euros, soit une motivation précise du refus au regard de l’article 7 des conditions générales. | Ce refus appelant réexamen, je vous demande de reprendre l’instruction du dossier et de me faire parvenir sous quinze jours, au choix, la prise en charge des réparations chiffrées à 1 340 euros ou une motivation précise de votre décision au regard de l’article 7 des conditions générales. |
| Pièces + conséquence | Vous trouverez ci-joint copie de la déclaration horodatée, du constat amiable et des deux devis. Sans réponse de votre part dans ce délai, je saisirai le médiateur de l’assurance. | Vous trouverez ci-joint la déclaration horodatée, le constat amiable ainsi que les deux devis. Faute de réponse dans ce délai, je porterai le dossier devant le médiateur de l’assurance. |
| Politesse | Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées. | Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées. |
Ce qui change entre A et B
- Je suis titulaire du contrat… → Titulaire depuis 2019 du contrat…, je me permets de (apposition)
- vous m’informez que la prise en charge est refusée → Votre courrier… m’oppose une déclaration tardive
- Je conteste donc ce refus et vous demande → Ce refus appelant réexamen, je vous demande (participiale)
- soit…, soit… → au choix, … ou …
- Sans réponse…, je saisirai → Faute de réponse…, je porterai
Variante C — l’autre camp — la réponse de l’assureur. Plan : rappeler le dossier → énoncer la décision → la motiver point par point → indiquer le recours.
Madame, Monsieur,
Nous faisons suite à votre courrier du 10 février relatif au sinistre déclaré le 13 janvier au titre du contrat multirisque habitation n° 4471902.
Après réexamen, nous maintenons notre décision de refus.
L’article 7 des conditions générales prévoit en effet un délai de cinq jours ouvrés à compter de la connaissance du sinistre, et non de sa déclaration. Les éléments du dossier — notamment le constat amiable, qui mentionne une infiltration constatée le 6 janvier — situent cette connaissance au 6 janvier. Le délai expirait donc le 13 janvier au soir, terme que votre déclaration, enregistrée à 23 h 47, respecte formellement mais dont la date de constatation reste contestée par notre expert.
Nous vous invitons, si vous le souhaitez, à nous transmettre tout élément établissant la date de première constatation. À défaut, vous conservez la faculté de saisir le médiateur de l’assurance, dont les coordonnées figurent en pièce jointe.
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
Apprendre à lire un refus motivé, et repérer où il est attaquable : ici le glissement de « déclaration » à « connaissance ». C’est le raisonnement que l’examinateur attend dans la discussion.
À un organisme de formation : report et remboursement partiel
Ce qui varie entre A et B : phrasé — je dans les deux.
| Mouvement | Variante A | Variante B |
|---|---|---|
| Appel + objet | Madame, Monsieur, Je me permets de vous écrire au sujet de la formation « Gestion de projet — niveau 2 » (session du 6 au 10 mars, dossier n° F-2291), à laquelle je suis inscrit. | Madame, Monsieur, Inscrit à la formation « Gestion de projet — niveau 2 » (session du 6 au 10 mars, dossier n° F-2291), je suis contraint de vous signaler un empêchement. |
| Les faits + la règle | Une intervention chirurgicale programmée le 4 mars m’empêchera de suivre cette session. Le certificat médical correspondant vous est adressé en pièce jointe. Votre règlement intérieur prévoit, en cas d’empêchement justifié, le report de l’inscription sur une session ultérieure. | Une intervention chirurgicale est programmée le 4 mars et me privera de cette session ; le certificat médical correspondant figure en pièce jointe. Votre règlement intérieur ouvre, en cas d’empêchement justifié, un droit au report de l’inscription sur une session ultérieure. |
| La demande + l’hypothèse | Je vous demande donc de reporter mon inscription à la session de juin et de me confirmer par écrit que les frais déjà réglés, soit 780 euros, restent acquis à ce nouveau dossier. Si aucune session n’était programmée avant septembre, je vous saurais gré de procéder au remboursement de ces frais. | Je sollicite en conséquence le report de mon inscription à la session de juin, ainsi qu’une confirmation écrite que les frais déjà acquittés, soit 780 euros, demeurent affectés à ce nouveau dossier. Dans l’hypothèse où aucune session ne serait ouverte avant septembre, je vous saurais gré d’en ordonner le remboursement. |
| Disponibilité + politesse | Je reste joignable par téléphone pour convenir des modalités qui vous conviendront le mieux. Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées. | Je demeure joignable par téléphone pour arrêter avec vous les modalités les plus commodes. Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées. |
Ce qui change entre A et B
- Je me permets de vous écrire au sujet de… → Inscrit à la formation…, je suis contraint de (apposition)
- prévoit… le report → ouvre… un droit au report
- Je vous demande donc de reporter → Je sollicite en conséquence le report (nominalisation)
- Si aucune session n’était programmée → Dans l’hypothèse où aucune session ne serait ouverte
- restent acquis → demeurent affectés
Variante C — même demande, autre plan. Plan : cause → conséquence → deux options classées par préférence.
Madame, Monsieur,
Je suis inscrit à la formation « Gestion de projet — niveau 2 » (session du 6 au 10 mars, dossier n° F-2291) et je dois vous faire part d’un empêchement.
La cause. Une intervention chirurgicale est programmée le 4 mars ; le certificat médical figure en pièce jointe. La convalescence prévue par mon praticien couvre l’intégralité de la semaine de formation.
La conséquence. Je ne pourrai suivre aucune des cinq journées, et une participation partielle ne présenterait d’intérêt ni pour moi ni pour le groupe.
Deux solutions, par ordre de préférence. Je privilégierais le report de mon inscription à la session de juin, les frais déjà réglés — soit 780 euros — restant affectés à ce nouveau dossier. Si aucune session n’était ouverte avant septembre, je vous demanderais alors le remboursement de ces frais, votre règlement intérieur le prévoyant en cas d’empêchement justifié.
Je reste joignable par téléphone pour arrêter avec vous la solution la plus commode.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
Classer deux demandes par préférence évite l’ultimatum tout en restant précis : le destinataire sait quoi faire d’abord, et quoi faire si c’est impossible.
Les tournures à avoir en réserve
Repérées dans les modèles ci-dessus, et travaillées une par une dans les rungs 08 à 12.
Ouvrir — Madame, Monsieur, · Madame la Maire, · je me permets de vous écrire au sujet de… · titulaire de…, je… · nous accusons réception de votre courrier du…
Exposer les faits — depuis le 3 novembre… · par courrier du 2 février… · or les conditions générales prévoient… · j'ai signalé / la panne a été signalée
Demander — je vous demande de… · je sollicite… · je vous saurais gré de bien vouloir… · il serait utile que + subjonctif · sous huitaine / sous quinze jours
Annoncer la suite sans menacer — à défaut de réponse, je me verrais contraint de… · faute de réponse, je saisirai… · vous conservez la faculté de…
Se tenir disponible — je reste à votre disposition pour… · je demeure joignable par téléphone pour…
Clore — je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées · …l'expression de ma considération distinguée (pour un élu)
Ce sont les tournures que ces modèles emploient. Le répertoire complet — par fonction, avec l'oral et l'écrit distingués et le registre marqué — vit dans la boîte à outils de l'expression, et les mots par thème dans les lexiques.
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